浅 谈 证 据 保 全 公 证
张 丽 真
证据，是指能够证明案件真实情况的事实， 它是人民法院及仲裁机关据以认定事实，适用法律的关键所在。由于我国民事审判方式的改革将举证原则由原法院职权主义逐步向当事人主义转变，特别是有关“谁主张，谁举证”的规定，当事人如果对自己主张的事实不能提供有效的能证明其主张真实性的证据，就要承受不利的法院裁判，其合法权益就得不到有效的维护。但是，由于证据受时间、地域、效力的限制，不是所有的当事人都能提供有效的证据，不是所有的证据都能作为认定事实的证据，特别是对于日后可能灭失或难以取得的证据。证据保全就有效地解决了这一问题。
一、 证据保全公证是维护合法权益的重要途径
《民事诉讼法》第75条和《公证暂行条例》第4条第11项明确规定，在我国只有人民法院和公证机构才有证据保全的权力，除此之外，法律未赋予其他任何机关、组织和个人以证据保全的权力，规定“经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻公证证明的除外”；《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》第75条规定“已为有效公证书所证明的事实，当事人无需举证”；此外，《最高人民法院〈关于民事经济审判方式改革问题的若干规定〉》第27条也对此明确规定“经过公证、登记的书证
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其效力一般高于其他书证、视听资料和证人证言”。并且值得注意的是，人民法院在非诉讼阶段一般不宜采取证据保全措施，如果当事人事后不提起诉讼，法院可能会陷入被动局面。即使是在诉讼阶段，人民法院也不一定能及时有效地采证。反之，不论当事人愿不愿意提起诉讼，也不论当事人是否及时采取维护自己权益的措施，证据保全公证都能更有效更快捷地为当事人凝固有效的证据、保留提起诉讼的权利或使侵权人自动改过。可见，证据保全公证成了维护当事人合法权益的重要途径。
二、 证据保全公证概念及其作用
证据保全公证是指公证机关对于与申请人权益有关的日后可能灭失或难以取得的证据依法进行收存和固定以保持证据的真实性和证明力的活动。有了证据保全公证，可以有效防止证据的丢失，可以预防纠纷，减少诉讼，同时由于有民法上的规定可以增强其证据的效力，提高证据被采用的可能性，特别是在涉外货物买卖活动中达到法院不能达到的国际沟通作用、国际证明作用，对于维护当事人合法权益，对于维护正常的经济贸易环境起到较好的作用。如我市一家运输公司将其属下二间铺间出租给某公司，因承租方不缴租金，而后又去向不明，为减少损失，该公司决定提前收回出租房，同时为防止日后因房内物品不明而发生纠纷，特向我处申请证据保全公证。我处公证员接到申请后，立即根据我国《公证暂行条例》及上级有关《通知》和文件之规定，会同出租方代表及摄影师到现场全程监督对物品的拍照、清点、记录、封存等工作，依法出具了要素式证据保全公
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证书。这样，既帮助出租方清空了出租铺间，又保全了滞留证据，一旦提起诉讼，证据早已在握。该运输公司郑经理收到公证书后，高兴地说：“证据保全公证帮助我们企业解决了一大难题！”又如我处应农行潮阳支行、工行潮阳支行、建行潮阳支行的申请，为银行办理了送达催收贷款通知书行为的证据保全公证，目前已经基本形成了债务人签收、债务人拒绝签收、债务人亲属签收、债务人亲属拒绝签收、邮寄送达、无法送达、超过诉讼时效的送达等七种形式的证据保全公证，为银行解决了债务人钻诉讼时效的法律空子来逃避债务及法律制裁的问题，有效地防止国有资产的流失，维护了正常的金融秩序。
三、证据保全公证的发展潜力及业务开展
随着经济的发展，经济贸易往来日益频繁，经济纠纷随之也日益增多，当事人的合法权益在越来越多的方面受到侵犯，在保险、索赔、知识产权、环境保护、房屋拆迁、租房、贷款、质量事故、交通事故、电子数据等等方面都要求能有案可查、有据可考，权益人方面涉及行政机关、银行、房管、企业等单位及个人，覆盖面将更广，保全对象将更多，这不单表现在对书证、物证保全方面，表现在对证人证言或当事人陈述保全方面，对视听资料、电子数据的保全方面，也表现在对行为过程的保全方面。证据保全公证业务出现了良好的发展趋势，也可以说，证据保全公证的发展空间、发展潜力很大。处于市场经济社会，随着人民法律意识的增强，法律服务也成为一种特殊的商品，如何根据市场的要求，因势利导，开拓证据保全公证业务就成了摆在公证员面
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前的一道课题，本人以为：1、应当做好宣传工作，充分利用电视台、电台、报纸、杂志、网络等新闻媒体加以推广，广而告之，为办理证据保全公证推波助澜；2、主动与有关行政部门、房管部门、银行金融机构、特别是律师事务所联系，争取批量办理证据保全公证。与律师事务所联系，是因律师在调查取证中有“经有关单位和个人同意”、取证的手段是否合法、证据是否有效的限制，如果律师公证联手，公证书作为证据的公定力、公信力、中立性就更易为法院及当事人接受；3、争取得到法院的支持，尽快采纳经公证的证据。
四、办理证据保全公证应注意的事项
1、须有当事人合法权益受损的可能性依据；
2、须有当事人的申请，公证处不能主动办理；
3、须有2名或2名以上的公证人员现场监督办理；
4、具体操作上应当严密谨慎，一丝不苟，记录应详尽具 体，在场人员要签名予以确认，最好以声像形式辅助记 录，有条件的公证处应对全过程进行现场录像；
5、在证词上遣词造句必须严密，只能是对具体事实给与固定保存，不宜对有关侵权事实作出认定及判断。
五、有待商榷的问题：保全时间是否只限于诉前，保全对象是否只限于非诉事项
证据保全公证，目前业内人士大都认为只限于在诉前、只限于非涉讼的事项才能办理，但也有一部分人士指出：证据保全公证不论是在诉前、诉中、还是诉后，不论是否涉讼都应与办理。窃以为后一种观点更能体现公证“依法证明法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性，以保护公共财产、保护公民身份上、
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财产上的权利和合法利益”的立法精神，而且《民法通则》、《中华人民共和国公证暂行条例》、《公证程序规则（试行）》都没有明确规定不能办理已涉讼的证件、都没有明确规定只能是在诉前办理，只要是符合下列条件的申请，公证处都应予受理：（1）、申请人与申请公证的事
项有利害关系；（2）、申请公证事项的当事人、利害关系人之间对申请公证的事项无争议；（3）、申请公证的事项属于公证处的业务范围；（4）、申请公证的事项属于本公证处管辖。再退一步说，即使利害关系人对申请公证的事项有争议，公证处只要查明该法律行为、有法律意义的文书和事实具有真实性、合法性，只要是为了当事人的正当的、合法的权益，也应当出证。只有这样才能更好坚持加强法制建设中有关违法必究的规定，更好地维护法律的尊严，更好地为人民服务，才不辜负了国家和人民赋予的司法证明权力。据此认为，证据保全公证时间上不应只限于诉前，诉中甚至是执行阶段都可以办理；证据保全对象上不应只限于非诉事项，诉讼事项也可以办理。这样既拓宽了公证服务领域，也更好的维护了广大人民群众的合法利益。
潮 阳 市 公 证 处
张 丽 真
关于印发安庆市政务信息工作管理规定的通知
安徽省安庆市人民政府办公室
宜政办发〔2004〕10号
关于印发安庆市政务信息工作管理规定的通知
各县(市)、区人民政府，市政府各部门、各直属机构：
经市政府同意，现将《安庆市政务信息工作管理规定》印发给你们，请认真贯彻执行。
安庆市人民政府办公室
二○○四年五月十二日
安庆市政务信息工作管理规定
第一章 总 则
第一条为进一步加强全市政务信息工作，促进政务信息工作的规范化、制度化和程序化，提高政务信息工作的质量和水平，根据国务院办公厅《政务信息工作暂行办法》(国办发〔1995〕53号)和省政府办公厅有关文件的精神，结合本市实际，特制定本规定。
第二条本规定所称政务信息工作是指各县(市)、区政府，市政府各部门、各直属机构以及指定的信息直报点向市政府报送政务信息的活动。
第三条政务信息工作是各县(市)、区政府，市政府各部门、各直属机构以及指定的信息直报点的一项重要工作。其主要任务是围绕政府的中心工作和社会、经济发展中的重点、难点、热点问题，及时反映发展社会主义市场经济过程中的成绩、经验和问题；反映精神文明建设、民主法制建设和社会政治稳定等方面的重大情况；反映各地区、各部门开展工作的思路、进展和成效，以及重大项目、重点工程的进展情况；反映重大的社会动态和重要的社情民意等，为政府领导把握全局、科学决策提供及时、准确、全面的信息服务。
第四条政务信息工作必须坚持以十六大精神为指导，遵守宪法、法律、法规；坚持实事求是，与时俱进；
坚持为同级政府和上级政府服务并重的原则。
第五条本规定由市政府办公室负责组织实施，市政府办公室信息科承担日常工作。
第二章 组织机构
第六条政务信息工作是各县(市)、区政府和市政府各部门、各直属机构的一项基本职能。各县(市)区政府办公室和市政府各部门、各直属机构以及政务信息网络成员单位要建立健全政务信息工作机构，并负责对本地区、本单位政务信息工作的指导和督查。
第七条负责政务信息工作的机构履行下列主要职责：
（一）依据国家、省、市的方针政策，研究制定本地区、本部门的政务信息工作计划，并认真组织实施；
（二）分层次收集、整理、报送政务信息，负责政务信息领导批示的督办、查办工作，并反馈结果；
（三）结合政府的中心工作和人民群众关心的问题，以及从信息中发现的问题，组织开展政务信息工作的调查研究和理论研讨；
（四）组织开展政务信息工作经验交流，了解和指导下级单位的政务信息工作；
（五）适时向下级单位提供信息报送要求和通报信息采用情况；
(六)负责组织本地区、本部门政务信息工作人员的业务培训和网络建设、网络活动。
第三章 网络体系
第八条网络体系由各网络成员单位组成，各县(市)、区政府和市直各部门、各直属机构，以及其它信息联系点均属政务信息网络成员单位。根据工作需要政务信息网络体系可以横向扩展，纵向延伸。
第九条政务信息网络体系是政务信息工作的基础，是收集、传递和加工信息的主要渠道。各级政府及其部门应根据本地区或本部门的实际情况和需要，逐步建立和完善政务信息网络体系。
第四章 队伍建设
第十条各网络成员单位要配备1名以上信息员。各县(市)、区政府、市政府各部门、各直属机构信息员必须是公务员编制的在编人员；其他单位的信息员必须是单位正式编制的人员。
第十一条信息员需符合下列条件：
（一）坚持四项基本原则，坚持改革开放，热爱政务信息工作，有较强的事业心和责任感，不计名利；
（二）熟悉党的路线、方针、政策，熟悉政府、部门的主要业务工作，具备政务信息工作的基本理论知识和工作技能；
（三）具有较高的综合分析能力、文字表达能力和组织协调能力，信息意识强，思维敏捷，工作勤奋；
（四）具有一定的现代科学知识基础，专职信息员应在实际工作中学会使用计算机、传真机，用现代化手段加工、传报、贮存信息；（五）保密观念强，能严格遵守保密制度。
第十二条信息员履行下列职责：
（一）按照实事求是的原则，分层次收集、加工、报送、贮存政务信息，做好为各级领导的信息服务工作；
（二）积极参与政务信息的理论研讨和调查研究工作，提出改进政务信息工作的意见和建议；
（三）列席和参与本级政府或本部门的有关重要会议和有关活动；
（四）根据工作需要，经本单位分管领导同意，可借阅有关的内部文件、电报、资料。
第十三条做好信息员的业务培训工作。
信息员的业务培训工作由各级政府和各部门的办公室分别组织，
可采取短期脱产轮训、以会代训、到上级信息工作部门挂职、组织理论研讨、经验交流等多种方式进行。
第五章 工作制度
第十四条信息报送制度：
(一)各单位应及时向市政府报送信息，对紧急信息、重大情况和突发性事件要随时发生随时报送，向省政府报送不得晚于事件发生后4小时，并要续报事态的进展、处置措施、事件发生的原因及造成的损失和影响等情况；
(二)各单位应向市政府办公室提供主管信息工作领导及信息员的姓名、职务、联系电话、电子邮箱地址，有关人员及资料有变化的，应及时告知市政府办公室；
(三)各单位应为信息员参加重要会议、查阅文件、参与调研提供便利条件；
(四)各单位应积极参加市政府办公室举办的信息业务培训班、座谈会；
(五)各单位向市政府办公室报送的信息，必须经本单位负责信息报送的科室审签，必要时，报本单位领导审签；
(六)各单位要制定科学的政务信息工作考核制度，提高信息员的工作积极性。
第十五条督查制度：
（一）领导批示的政务信息，信息人员和有关科室要按批示范围，迅速传达领导的批示意见，要确定专人负责督查，并及时反馈领导批示的办理结果；
（二）上级要求反馈的信息，下级信息工作机构必须按时反馈；
（三）市政府办公室按季度通报信息采用情况，并通报迟、漏、匿报重大信息的情况。
第十六条信息管理制度：
（一）各级政府办公室和各部门编发的政务信息，应按档案管理的要求立卷归档，由档案管理部门妥善保存；
（二）各级政府办公室和各部门都要积极创造条件，对信息实行计算机管理，以便检索和对信息进行专题综合分析。
第六章 报送范围
第十七条政务信息报送主要内容
(一)全市经济、社会发展的重要情况；
(二)国家、省、市重大决策的贯彻落实情况；
(三)国家、省、市领导批示和指示的落实情况以及议案提案的跟踪办理情况；
(四)市政府召开的重要会议部署事项的落实情况；
(五)以市政府名义召开的重要会议的主要内容；
(六)重要社会动态以及经济社会发展中的倾向性、苗头性问题和预测性信息；
(七)重大事件、事故、灾情；
(八)本单位主要工作的进展情况；
(九)在推进改革开放和现代化建设中的新思路、新做法、新经验、新建议；
(十)市政府办公室约稿信息的内容。
第七章 质量保障
第十八条政务信息报送质量要求
(一)反映的情况应当真实准确，重大事件上报前，应当核实；
(二)信息中的事例、数字要准确无误；
(三)实事求是，有喜报喜，有忧报忧；
(四)主题鲜明，文题相符，言简意赅，力求用简练的文字和有代表性的数据反映事件的概貌和发展趋势；
(五)反映的情况、问题、思路、举措、经验，应当有新意；
(六)反映情况和问题要有一定的深度，要有情况、有分析、有建议，既有定性分析，又有定量分析；
(七)适应科学决策和领导需要。
第十九条政务信息工作基本手段
(一)各单位信息工作部门必须配备计算机、打印机、传真机和其他交通、通讯设备，保证信息的迅速、准确、安全地传递。
(二)各单位应当管好、用好计算机远程工作站，严格遵守国家有关安全、保密的规定。
第八章 安全保密
第二十条建立严格的安全保密和设备管理制度，保持网络设备的正常运行和信息传输的安全畅通。
(一)全市政府系统办公自动化网络是政府机关内部相对独立封闭的计算机网络，应严格执行国家有关安全、保密的法律法规规定。加密系统使用之前，涉密文电资料不准上网。对收到的文件、资料等信息，应及时作好备份并定期删除，以免影响网络的安全或泄密。
(二)根据国务院和省政府有关规定，全市政府系统办公自动化网络上的任何节点不允许直接或间接接入社会公共信息网和国际互联网。凡因自行接入社会公共信息网和国际互联网，造成泄密事件或网络受到非法入侵的，将追究当事人责任，造成严重后果的，将按有关法律、法规处理。
(三)严防计算机病毒破坏软件系统。不得随意删除计算机的程序步骤；不得自行录入与政务信息无关的程序；不得随意拷入游戏以及非法软件。计算机出现故障或发生病毒感染的，应迅速采取措施，尽快予以排除。严禁播放、传送内容不健康或有政治问题的软件及多媒体信息。
第二十一条报送的政务信息，应对其是否属于国家秘密进行界定，属于国家秘密的，应依法确定密级和保密期限，报送时须遵照有关保密规定进行传递。
第九章 信息业务联系
第二十二条市、县（市)区政府办公室、市直网络成员单位负责筹备召开本级或本系统内的信息工作会议或业务研讨会，总结交流经验，研究部署政务信息工作。
第二十三条市政府办公室信息科负责指导县（市)、区政务信息网络会议和市直政务信息网络会议。全市政务信息工作接受省政府办公厅信息处的指导。
第二十四条下级政府信息工作部门应于每年年底向上级信息工作部门报送本年度政务信息工作总结。
第二十五条市、县（市)区政府或部门应与外地同级政府、对应部门采取多种形式加强业务交流，互相学习，取长补短，共同提高。
第十章 考评和奖励
第二十六条全市政务
信息工作实行年度考评制度。
（一）市政府办公室每年开展一次评选政务信息工作先进集体、先进个人和优秀政务信息活动，对评选出的先进集体、个人和优秀政务信息，分别给予表彰和奖励，并在全市进行通报；同时对迟报、漏报、瞒报紧急重大信息或不按规定时间上报信息的单位，予以通报批评，造成严重后果的要追究相关领导和人员的责任。
（二）市政府各部门、各直属机构和各县（市)、区负责对本级或本部门政务信息工作进行考评和表彰。
第二十七条各县(市)、区和市政府各部门、各直属机构的政务信息工作纳入年度考核目标责任制。考评内容包括政务信息报送数量、采用量以及信息员队伍、网络和制度建设等。
第十一章 组织领导
第二十八条各级政府及各部门应加强对政务信息工作的领导，对本级或本部门信息工作提出要求，交待任务，做好协调，实现政务信息机构和工作队伍的专业化、制度化、规范化、科学化，推动政务信息工作健康发展。
第二十九条各级各部门及各信息联系点应明确一位领导同志分管政务信息工作，分管领导应定期听取政务信息工作部门的工作汇报，帮助解决工作中的实际困难和问题。
第十二章 附 则
第三十条本规定由市政府办公室负责解释。
第三十一条本规定自公布之日起施行。
